Динара Гайнутдинова, управляющий партнер CAS Group, эксперт в области управления изменениями.
Нынешний санкционный кризис не похож на предыдущие экономические шоки последнего десятилетия — нефтяного 2014–2015 годов и коронавирусного 2020 года — ни по охвату пострадавших отраслей, ни по скорости восстановления.
Эксперты института экономики роста им. П.А. Столыпина выяснили, что санкции затронули 86,8% российских компаний.
Предприниматели в основном оценивают ситуацию на рынке негативно. У 67% компаний бизнес-показатели падают, из них 12,8% признались, что уже находятся в кризисе, а 22,4% «балансируют около нуля». Только 10,4% опрошенных бизнесменов заявили, что их бизнес стабилен и продолжает расти.
С рынка уходят поставщики, дорожает сырье, комплектующие. Все это сказывается на качестве продукции. Это ключевой показатель для сохранения конкурентоспособности, удержания клиентов. Поэтому компаниям приходится переориентироваться на альтернативные источники сырья и поставщиков, улучшать сервисы, менять технологии, чтобы поддерживать качество на прежнем уровне, или выводить на рынок новые продукты/услуги, расширять рынки сбыта за счет импортозамещения.
Сложившаяся ситуация требует полной трансформации бизнеса. В этом поможет реинжиниринг — детальный анализ и радикальная перезагрузка бизнес-процессов, которые потеряли эффективность или устарели.
Реинжиниринг позволяет резко повысить эффективность деятельности, улучшить количественные и качественные показатели бизнеса за счет максимального использования технологического потенциала и скрытых резервов.
Учитывая, что проект реинжиниринга сложный и комплексный, целесообразно привлечь внешних консультантов для более эффективной его реализации. Они обучат сотрудников из проектной команды, помогут взглянуть на структуру бизнеса с новой стороны и предложить нестандартные решения.
Многие международные консалтинговые компании, куда раньше обращался российский бизнес, в связи с санкциями покинули Россию. Впрочем, отечественные консалтинговые компании уже наработали экспертизу «большой четверки» и имеют международные проекты в сфере управления изменениями в портфеле.
С чего начать, как вести проект по реинжинирингу и кого взять в команду?
Этапы реинжиниринга
- Моделирование «как должно быть»
Определите направления развития для достижения нужных показателей качества продукции. Моделирование «как должно быть» позволяет получить прогностические показатели бизнес-процессов после реинжиниринга. Разработайте план самого реинжиниринга предприятия, включая расчет сроков, ресурсов и бюджета.
- Анализ существующих в компании бизнес-процессов
Бизнес-процессы — это детальное описание последовательности действий сотрудников при производстве продуктов или услуг. Благодаря этому описанию, участники рабочего процесса имеют одинаковое представление о своих ролях в команде, ответственности и результатах. Под влиянием внешних факторов вы вынуждены меняться. Именно глубокий анализ бизнес-процессов позволяет эффективно реализовать изменения, чтобы адаптироваться к текущему положению на рынке, и оставаться конкурентоспособным.
Для диагностики существующих бизнес-процессов нужно провести комплексный анализ исходных данных по предприятию и рыночной ситуации. Для этого выберите подходящий метод:
— SWOT-анализ — это анализ сильных и слабых сторон компании, возможностей, которые может дать текущий кризис, и угроз, среди которых сейчас — рекордная инфляция, ухудшение сырьевой базы, уход наработанных поставщиков, закрытие экспортных рынков и др. В матрице решений пропишите, как вы можете минимизировать эти угрозы. Среди внутренних факторов анализируйте показатели обеспеченности собственными ресурсами, текущего качества продукции, издержек на ее производство, финансовой устойчивости и т.д. Сравнивайте эти показатели с нормативами или рыночными трендами.
— PEST-анализ — это анализ внешних факторов, которые могут повлиять на работу компании. Среди них политические, экономические, социальные и технологические факторы. Например, налоговое, кредитное регулирование, господдержка отрасли, возможности импортозамещения, уровень жизни в регионах присутствия компании, инновации в конкретном секторе, развитие конкурентов. PEST-анализ помогает, в частности, оценить тенденции потенциального рынка, если вы намерены выйти с новым продуктом.
После анализа общей ситуации вы сможете качественно проанализировать существующие бизнес-процессы: идентифицировать, выявить взаимосвязи между ними, исключить устаревшие и неэффективные процессы и разработать вместо них новые.
На этом же этапе протестируйте новые бизнес-процессы, чтобы минимизировать возможные ошибки. Для этого определите пилотный участок, который владеет процессом производства основной продукции. Допустим, для вас закрылся рынок по поставке важных сырьевых компонентов (материалов), либо сырье слишком подорожало. В обоих случаях вам придется искать альтернативное сырье, чтобы, во-первых, сохранить прежнее качество продукции, во-вторых, не допустить роста цены на вашу продукцию, и тем самым удержать наработанных клиентов.
Прежде чем переориентироваться на новые рынки, вам надо провести эксперименты с применением пробных партий сырья/материалов, проанализировать качество полученной продукции. И только когда качество стабилизируется, внести изменения в технологический процесс.
Таким образом можно проработать и оптимизировать ключевые бизнес-процессы, задействованные в изменениях. Например, упростить процедуру закупки сырья/материалов, изменить критерии отбора поставщиков, чтобы иметь возможность закупать более дешевые материалы у мелких компаний.
При анализе бизнес-процессов вы наверняка обнаружите дублирование, излишнюю бюрократизацию (характерно для крупных компаний), избыточные звенья согласований. Их тоже следует оптимизировать.
- Формирование новой структуры бизнес-процессов
На этом этапе сверьте полученные результаты изменения бизнес-процессов с целями, которые вы ставили вначале. Оцените эффективность и результативность бизнес-процессов. Достигнуты ли востребованные на рынке показатели качества продукции, снизилось ли количество, претензий, рекламаций и замечаний к качеству со стороны клиентов, или нарекания?
Если все «боли» решены, то формируйте и утверждайте новую модель бизнес-процессов. Необходимо, чтобы процессы были гибкими, и вы могли бы их в дальнейшем оперативно корректировать. Например, в случае изменения сырьевой базы, вы быстро стабилизируете качество продукции.
Выполните оценку эффективности самого реинжиниринга. Поскольку это по сути инновационный проект, то оценивать его нужно с помощью инвестиционных критериев: рентабельности, чистой прибыли, срока окупаемости. По результатам расчетов этих показателей внесите коррективы в реинжиниринговый проект, то есть проведите его стратегический и оперативный контроллинг.
- Внедрение новых бизнес-процессов
Внедрите вновь спроектированные бизнес-процессы. Проведите обучение сотрудников компании новым приемам и методам работы, поскольку при реинжиниринге изменятся технологические операции. Перераспределите роли между сотрудниками в соответствии с новыми задачами и компетенциями. Сформируйте новый регламент (или структуру) работы, где будет четко разграничена ответственность каждой роли. В случае если новые процессы повлияли на штатную численность, проведите все процедуры оптимизации персонала, по возможности помогите с трудоустройством.
Команда реинжиниринга
Почти каждая трансформация требует создания отдельной команды. В проект реинжиниринга, направленного на повышение качества продукции, должны войти топ-менеджеры компании, технологи и другие профильные специалисты, сотрудники проектного офиса, PR и кадры.
Технологи помогут провести технические мероприятия для стабилизации/повышения качества продукции.
Специалисты по контролю качества определят прогнозные показатели качества продукции на старте реинжиниринга. Проведут лабораторные и опытно-промышленные исследования во время экспериментов с пробными партиями сырья и новыми компонентами.
Менеджеры по продажам оценят новые требования рынка к качеству продукции и определят показатели удовлетворенности клиентов – и на этапе постановки целей реинжиниринга, и на этапе реализации бизнес-процессов.
Специалисты по снабжению проанализируют рынок сырья и закупят пробные партии компонентов для производства продукции требуемого качества.
Специалисты проектного офиса будут координировать работу всех подразделений, задействованных в проекте реинжиниринга. Определят ответственных и выстроят коммуникацию между ними, а также будут контролировать результаты.
Экономисты рассчитают показатели экономической эффективности бизнес-процессов, связанных со стабилизацией качества продукции, в том числе — оптимальное соотношение качества и себестоимости продукции, а также риски, связанные с ростом цены на сырье.
Специалисты HR проведут необходимые кадровые перестановки, пересмотрят нормы выработки, а также организуют обучение персонала для выполнения новых операций.
PR-специалисты будут проводить разъяснительную работу с сотрудниками о целях преобразований, обеспечивать обратную связь, а также формировать имидж компании как надежного партнера для новых и постоянных клиентов и поставщиков.
Командная работа замотивированных, опытных и обученных специалистов во главе с эффективными лидерами поможет достичь целей реинжиниринга, благодаря организации и системному контролю бизнес-процессов по всей цепочке производства.
Рекомендуем привлечь также внешних консультантов, которые на основании собственной экспертизы, помогут бизнесу провести комплексную оценку процессов и разобраться с негативом в процессе преобразований.
О спикере:
Динара Гайнутдинова — управляющий партнер и учредитель CAS Group.
Обладает 15-летним опытом работы в сфере управленческого консалтинга. Занималась реализацией проектов по управлению изменениями в банковской сфере, в компаниях PepsiCo, Deloitte, «АйДи — Технологии управления», АО «Гринатом».
Руководила процессом обучения сотрудников British Petroleum и Новолипецкого металлургического комбината.
Преподает в Российской академии народного хозяйства и государственной службы спецкурс по управлению изменениями.
Является сертифицированным тренером международного института аккредитации и экспертизы APMG International.
